Turun kaupungilla on 11 000 työntekijää. Kaupunki on panostanut johtajuuden kehittämiseen jo vuosien ajan. Kun koronakriisi pakotti toimimaan, henkilökunta pystyi muutoksessa tekemään ja toteuttamaan tarvittavia asioita nopeasti.
"Saimme tehtyä tilapäisiä henkilökunnan siirtoja nopeasti, hoidimme yritysten tukikäsittelyt rivakasti ja teimme taustalla paljon asioita, joilla hommat saatiin toimimaan", Turun kaupungin henkilöstön kehittämispäällikkö Eija Kavanti kertoo. "Monille on ollut palkitsevaa tehdä jotain ihan muuta kuin normaalia työtään. Esimerkiksi tietojohtamisen asiantuntijat ja toteuttavat henkilöt eri puolilta organisaatiota kokoontuivat pohtimaan ruokakuljetusreittien järkevää ja kokonaistaloudellista suunnittelua. Talkoohengellä on menty."
Koronakevät vaati paljon myös johdolta ja esimiehiltä. Erityisen hyvää palautetta on tullut siitä, että Turun kaupunginjohtaja Minna Arve alkoi pitää puolen tunnin viikoittaista henkilöstöinfoa virtuaalisesti. Infoissa oli mukana eri asiantuntijoita kuten henkilöstöjohtaja, työterveyslääkäri, viestintäjohtaja ja palvelussuhdepäällikkö, ja he vastailivat henkilöstön kysymyksiin. Kysymysten pohjalta koottiin etätyöhön ja poikkeustyöhön liittyviä ohjeistuksia verkkosivuille.
Etätyössä on lisättävä luottamusta
Lähtötilanteessa Turun kaupungin esimiehet suhtautuivat etätyöhön hyvin eri tavoin. Kaupungin etätyöohjeet olivat sävyltään jonkin verran vanhahtavat, eikä kaikissa yksiköissä ole ollut edes mahdollista tehdä etätyötä. Nyt yhtäkkiä, koronan siivittämänä, etätyöstä tulikin uusi normaali siellä missä se vain oli mahdollista.
"Etätyöhön siirtyminen oli iso haaste henkilöstöllemme", Eija Kavanti kertoo. "Tekniset valmiudet meillä isolta osalta jo oli, mutta tarvitsisimme tietysti uudessa tilanteessa välineitä ja tukea niiden tehokkaaseen käyttöön. Myös johtajien, esimiesten ja työyhteisön henkistä pärjäämistä oli tarpeen tukea. Miten olla kaiken keskellä ihmisenä ihmiselle?"
Kavanti pyysi Turun kaupungin kumppanuuspooliin kuuluvaa HRM Partnersia räätälöimään esimiehilleen etätyötä käsittelevän valmennuskokonaisuuden. HRM Partnersin kokeneet valmentajat Kati Järvinen ja Emilia Sainisalo ottivat haasteen vastaan.
Kati Järvisen mukaan etäjohtaminen ei sinänsä poikkea hyvästä johtamisesta, mutta asioiden painotus muuttuu.
"Vaikka joissakin organisaatioissa on lähdetty lisäämään kontrollia, meidän viestimme on ollut, että kun luottamusta on jo, sitä kannattaa rakentaa vielä lisää. Kontrollin lisääminen synnyttäisi vain epäluottamusta", Kati kiteyttää kokemuksensa pohjalta.
Kati nostaa esiin esimiestyön erityispiirteitä kriisin keskellä: tunteita on laidasta laitaan, käyttäytyminen voi kärjistyä ja ihmisten reaktiot voivat yllättää. Etäjohtamisessa pitää entistä tietoisemmin rakentaa hyvää vuorovaikutusta. Ihmiset ovat hyvin erilaisten henkilökohtaisten tilanteiden keskellä, toisilla on merkittäviä lisäpaineita.
"Hyvä johtaja antaa tilaisuuksia purkaa tunteita, mutta samalla kuitenkin auttaa pitämään katseen olennaisessa. Kyse on aktiivisista valinnoista: Näenkö itse esimiehenä pelkkiä tulipaloja kaikkialla vai päätänkö nähdä ympärilläni myös hyviä asioita?" Kati pohtii.
"Huomioimme valmennuksen suunnittelussa myös sen, että ihmisten mahdollisuus ja kyky oppia voi kriisin keskellä olla aika haasteellinen", valmentaja Emilia Sainisalo täydentää.
Emilialla on vuosien kokemus etätyöstä kansainvälisissä organisaatioissa. Hyvien kokemusten rinnalla on myös huonoja kokemuksia. Pahimmillaan etätyöskentely sisältää kommunikoimattomuutta, kohtaamattomuutta, vieraantumista, virheellisiä oletuksia ja väärinymmärryksiä.
"Virtuaalisissa tiimeissä ihmiset osallistuvat eri tavalla, eikä aina tule näkyväksi, mikä kenenkin panos on. Siinäkin täytyy huomioida, että väärinymmärrysten riski on etänä aina suurempi. On helppo tehdä virheellisiä olettamuksia siitä, miksei joku vastaa tai muuten ole aktiivinen", Emilia muistuttaa.
Emilia tietää, että esimiehille etätyöskentely näyttäytyy usein virtuaalisina tapaamisina. Kati ja Emilia korostivat etäjohtamisessa vahvasti valmentavaa ja hyvää työskentelyä fasilitoivaa otetta. Turun kaupungille suunniteltu valmennus sisälsi myös käytännöllisiä työkaluja hyvien kokousten fasilitointiin.
"Valmennus sisälsi neljä kokonaisuutta: hyvän etäjohtamisen perusta/kulmakivet, osallistavat etäkokoukset, tunneilmapiirin johtaminen ja suorituksen johtaminen etätyössä. Siinä käsiteltiin lisäksi joitakin kriisijohtamisen elementtejä."
10 % haluaisi jatkaa pysyvästi etätyössä
Etätyön edistymistä on Turussa seurattu kyselyillä. Ensimmäinen kysely tehtiin kaksi kuukautta koronakriisin alusta.
"Tulokset olivat mielenkiintoisia. 10 % haluaisi jatkaa pysyvästi etätöissä. 15 % sanoo, ettei etätyö sovi heille ollenkaan. Loput haluaisivat ottaa etätyön yhdeksi tavaksi tehdä työtä", henkilöstön kehittämispäällikkö Eija Kavanti kertoo.
Vaikka ensimmäisen kyselyn tuloksista ei voi tehdä lopullisia johtopäätöksiä, ne kertovat valtavasta muutoksesta ihmisten asenteissa. Työn tekemisen paikkasidonnaisuus vähenee. Kavantin mukaan koronakriisi on vauhdittanut muutoksia, jotka olisivat olleet edessä joka tapauksessa.
"Nyt on onnistuttu ja puhallettu yhteen hiileen, ja se on positiivisesti yllättänyt meidät itsemmekin - pystymme rakentamaan joustavampaa arkea ja maailmaa, vaikka elämmekin lakisääteisten velvoitteiden ja ohjeiden keskellä."
Kaupungin johto haluaa tukea hyvään vauhtiin lähtenyttä muutosta. Se on nimennyt Paluu tulevaisuuteen -nimisen työryhmän, jonka tehtävä on valmistella paluuta uuteen normaaliin. Kun ihmiset elokuun jälkeen saavat luvan palata etätyömaailmasta toimistoon, minkä pitää muuttua ja miten me sitä tuemme?
Turun kaupunki on johtamiskäytäntöjen uudistajana ollut kuntapuolen edelläkävijä. Kati Järvisen mukaan myös monilla yritysorganisaatioilla olisi opittavaa Turun käytännöistä. Tässäkin tilanteessa kaupunki on lähtenyt ennakkoluulottomasti rakentamaan etätyössä tarvittavaa osaamista.
"Oli todella arvokasta ja hienoa, ettei Turussa jätetty esimiehiä oman onnensa nojaan, vaan heille annettiin valmiudet johtaa hyvin ja onnistua", Emilia Sainisalo tiivistää.
Etätyö toi mukanaan paljon hyvää
Kun pyydän Eija Kavantia kertomaan, millaista hyötyä HRM Partnersin etäjohtajuuden teemoja käsittelevästä valmennuksesta on Turun kaupungille ollut, hän miettii hetken.
"Tarvitsimme tilanteeseemme sopivan kokonaiskuvamallin. Valmennus kiteytti tuttuja, mutta unohdettuja asioita. Saimme välineitä ja tuoreita näkökulmia etäjohtamiseen uudessa tilanteessa. Esimerkiksi suorituksen johtamisen kokonaisuudessa yllätyin työhyvinvoinnin näkökulmasta. Oli tärkeää varmistaa, etteivät ihmiset tehneet ylipitkää päivää ja osasivat tauottaa. Erityisen tärkeäksi teemaksi nousi tunteitten johtaminen."
HRM Partnersin valmennus toteutettiin Howspace-oppimisalustalla. Ohjelma oli avoinna kaikille esimiehille 24/7 kahden kuukauden ajan. Valmennus oli yhdistelmä itsenäistä opiskelua Howspacella, vertaistuen mahdollistamista sekä virtuaalisesti toteutettuja webinaareja, joista tehtiin tallenteet myöhempää käyttöä varten.
Mukaan saatiin 60 % esimiehistä eli 340 esimiestä kahdessa ryhmässä. Valmennus on saanut osallistujilta kiitosta. Valmennuksen päätyttyä Turun kaupunki tilasi Onnistu etätyöskentelyssä -videosarjan koko henkilöstölle.
"Katin ja Emilian valmennuskombo oli kerta kaikkiaan hieno. Heidän dialogiaan oli miellyttävää kuunnella. He antoivat tilaa toisilleen, jakoivat esimerkkejä ja kävivät keskustelua. Kunhan tilanne rauhoittuu, tulemme palaamaan näihin aineistoihin vielä moneen kertaan."
Poikkeusolosuhteissa syntyi paljon hyvää, josta Turussa aiotaan pitää kiinni jatkossakin.
"Tavallaan koronakevät oli kauhea ja valtavan laaja asia, mutta oli hienoa, miten se samalla nosti esiin rauhan, inhimillisyyden ja kyvyn tehdä asioita uusissakin kokoonpanoissa, eri tavoilla", Eija tiivistää.